Jakie są najczęstsze problemy z kasami fiskalnymi online i jak je rozwiązać?

Kasy fiskalne online są wymagane w wielu branżach, a z czasem wszyscy przedsiębiorcy zostaną zobligowani do ich instalacji. Urządzenia te często wyposażone są w wiele przydatnych funkcji, jednak w trakcie ich użytkowania mogą wystąpić również pewne typowe problemy. Na szczęście można łatwo sobie z nimi poradzić, korzystając z naszych wskazówek!

Czym są kasy fiskalne online?

Zanim przejdziemy do przedstawienia najczęstszych problemów pojawiających się w trakcie pracy z kasami fiskalnymi online, warto wyjaśnić, czym są te urządzenia. Kasy fiskalne online to najnowszy typ sprzętu przeznaczonego do wystawiania paragonów oraz innych dokumentów fiskalnych. W przeciwieństwie do swoich starszych odpowiedników z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii nie zapisują one wystawionych dokumentów na karcie SD albo dodatkowej rolce papieru, lecz wysyłają je za pośrednictwem internetu do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). 

CRK to system prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową, dzięki któremu kontrola prawidłowości wystawiania dokumentów fiskalnych może być przeprowadzana zdalnie, bez konieczności wizyty urzędnika u przedsiębiorcy. Obecnie kasy fiskalne online są wymagane m.in. w branży kosmetycznej, budowlanej, prawniczej i medycznej – ich liczba stale rośnie.

Problemy z połączeniem internetowym

Jak już wiemy, każda kasa fiskalna online musi być połączona z internetem, aby mogła komunikować się z CRK. Takie połączenie może zostać zapewnione na jeden z kilku sposobów – najczęściej poprzez WiFi, transmisję GSM lub kabel sieciowy. Niestety, zawsze mogą pojawić się problemy z połączeniem.

W przypadku WiFi zdarza się, że kasa traci połączeniem z routerem. W takiej sytuacji konieczne staje się ponowne wpisanie hasła. Może być to dość niewygodne, biorąc pod uwagę konstrukcję klawiatury kasy.

Natomiast korzystając z połączenia GSM, można czasami stracić zasięg, zwłaszcza gdy korzysta się z mobilnej kasy fiskalnej online w różnych miejscach. Jeśli np. w domu konkretnego klienta urządzenie nie może połączyć się z internetem z powodu braku zasięgu, nie ma powodów do obaw – wszelkie informacje zostaną przesłane do CRK, gdy tylko kasa odzyska zasięg. Ewentualnie można próbować umieścić ją w innym miejscu – czasami nawet przemieszczenie urządzenia o kilka metrów może sprawić, że zasięg zostanie odzyskany.

Choć kabel sieciowy zapewnia najstabilniejsze połączenie, również w jego przypadku mogą wystąpić problemy. Najczęstszym z nich jest przypadkowe odłączenie kabla – od kasy fiskalnej albo od gniazda sieciowego. Aby zapobiegać takim sytuacjom, warto poprowadzić kabel w miejscu, w którym ryzyko jego przypadkowego potrącenia będzie najmniejsze, np. jak najbliżej ściany.

Uszkodzenia elementów kasy

Może również zdarzyć się, że w kasie fiskalnej online (podobnie jak w starszych rodzajach kas) wystąpią usterki techniczne, takie jak nienaturalnie migający wyświetlacz albo niedziałające pojedyncze przyciski. W takich przypadkach koniecznie należy zabrać kasę fiskalną do serwisu. Dzięki temu będzie można pozbyć się usterki i uchronić urządzenie przed większą awarią – drobne uszkodzenie zwiastuje bowiem zazwyczaj poważniejszy problem. Zaniedbanie doprowadzi z czasem do zepsucia większego elementu, co znacznie zwiększy ostateczne koszty naprawy.

Zużycie akumulatora

Kasy fiskalne online często występują w wersji mobilnej, dzięki czemu mogą korzystać z nich przedsiębiorcy dojeżdżający do swoich klientów. Tego rodzaju urządzenia są wyposażone w akumulator, który trzeba co pewien czas ładować. Niestety ich żywotność jest ograniczona, a najczęściej wynosi ok. 3-4 lata. Może jednak zdarzyć się, że będzie ona krótsza, np. gdy kasa jest bardzo często wykorzystywana.

Jeśli kasa działa coraz krócej po każdym kolejnym naładowaniu (np. zaledwie kilkanaście minut), warto rozważyć wizytę w serwisie. Możliwa będzie wtedy wymiana akumulatora na nowy, dzięki czemu ryzyko nagłego wyłączenia się kasy w najmniej spodziewanym momencie zostanie znacznie ograniczone.

Uszkodzenie modułu fiskalnego

Dotychczas przedstawiliśmy najczęstsze i jednocześnie najmniej problematyczne usterki, jednak warto pamiętać, że w kasie fiskalnej online mogą pojawić się także większe awarie. Jedną z nich jest uszkodzenie modułu fiskalnego, czyli elementu przeznaczonego do ewidencjonowania sprzedaży. W takim przypadku kasa poinformuje o zaistniałej usterce poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu. Wtedy konieczne będzie jak najszybsze udanie się do serwisu.

Niestety naprawa modułu fiskalnego w wielu przypadkach okazuje się nieopłacalna, gdyż koszt nowej kasy jest niewiele wyższy od wymiany modułu. Warto więc dbać, aby kasa fiskalna online nie była narażana na wstrząsy, a także została regularnie wyczyszczona przez profesjonalny serwis w ramach obowiązkowego przeglądu. Jeśli z kasy korzysta się w szkodliwych dla niej warunkach, np. w miejscach o dużym zapyleniu, poleca się czyszczenie urządzenia nawet częściej niż co ustawowe dwa lata.